如何避免团队价值文档丢失的尴尬
商业新知 08/08

编者按:文档管理奠定了企业管理的基础,团队价值文档的丢失不仅仅是尴尬问题,更是企业管理问题。

不得不说,整理和管理团队工作文档,是个令人十分头疼的问题。小编所在的团队就经常因为文档丢失或者查找费劲,经常挨领导批评。但我们能怎么样呢,我们也很绝望啊。团队人少还好,10个人左右的团队,文件往来是非常频繁的,以前在某信中发送文件也玩的风生水起。后来才痛苦的发现,这些文件就是经不起时间的摧残,不是丢了,就是文件已被删除。另外就是文档在群里发的时候,很乱,你发她也发,我保存的时候还得专门分类和做整理,简直让人心力交瘁。

对团队中的小伙伴来说,文档的管理也是一件很尴尬的事情。我们往往来不及给文件做详细的分类,事情可能就已经做完了。后续一件又一件的事情出现,桌面就慢慢开始乱了。整屏的各种文件和应用图标,找个东西都是对视力的折磨。于是,不经意间我们就陷入了价值文档找不到的尴尬中。“唉,你等下,我先找找”“我记得我放在桌面了啊?咋又找不见了”“技术小哥哥,有什么办法能帮我恢复下误删除的文件吗”……

小编这里有款能够拯救价值文档的神器,虽然才面世不久,但其出色的文档管理能力极大的触动了我。它就是OK-Power,一款专门用于进行企业知识资产运营管理的SaaS工具。好了,废话不多说,咱们直接看它的功能。

首先是创造社,按照他们官方的说法,这是一个非常灵活的小组织(不是“晓组织”哦)工作间。在创造社中,可以根据我们的日常工作重点来划分创造点,把我们的同事添加为成员,就可以与他们来共享工作内容和文件,还可以简单地管理我们的工作进度,比起那些复杂的项目管理工具使用起来简直不要太简单。我找到了他们试用账号,登录后进入一个创造社,如下图:

从中可以看到,左侧作为新产品创造社的任务列表,规划的是十分合理的(虽然我也不懂开发,但毕竟跟开发团队有过丰富的“撕逼”经历)。每个创造点下,成员都可以自由的进行沟通,重点来了!!!!(高能预警):成员发送的文件会被自动收纳到对应的创造点。如下图:

这超级实用啊,以后我完成任务后,只要把我的“价值”文件发到对应的创造点下,就帮我保存好了啊。我打算把自己桌面完全清空掉,反正都发到OK-Power提供的在线网盘中了。貌似还可以进行对话内容标记,让重要的“证据”不被遗漏。嗯,这些都不重要了,小编总算可以解放我的电脑了。

其实小编也注意到了,跟某信某Q群相比,以“创造点”来进行交流和沟通,而不是在一个混乱的公开环境中沟通,会更加提升我们的工作效率,文档当然也会自然在这样的结构下保存和管理起来。这个设定不得不说非常的科学,嗯,反正我是很喜欢,终于不用在容忍群聊的无效刷屏了。

目前该软件已经可以通过它们的官网进行试用和开通,小编就不放他们的链接了,大家有需要的话就自行度娘吧,哈哈哈。

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